Cara Menggunakan Advanced Filter pada Excel Untuk Filter Data

Pengerjaan pengolahan data menggunakan Microsoft Excel tidak terlepas dari kegiatan analisa data. Ketika menganalisa data pastinya sangat dibutuhkan fitur filter. Terdapat fitur yang biasa digunakan melakukan filter data seperti auto filter dan advanced filter. Keduanya memiliki perbedaan yang sangat signifikan. Cara menggunakan advanced filter pada Excel berbeda dengan auto filter.

Auto filter akan bekerja secara otomatis untuk memfilter data. Sedangkan advanced filter membutuhkan beberapa kriteria dan syarat yang perlu anda ketahui. Lalu bagaimana caranya untuk menggunakan fitur filter ini?

Cara Menggunakan Advanced Filter pada Excel

Keberadaan advanced filter berfungsi untuk melengkapi auto filter. Advanced filter mampu melaksanakan hal yang tidak bisa dilakukan oleh auto filter. Sehingga filter ini tidak bisa digunakan secara sembarangan.

Agar bisa menggunakan filter ini, maka ada beberapa syarat yang perlu dipenuhi. Berikut ini beberapa syarat yang harus terpenuhi dalam sebuah range atau tabel filter.

1. Range atau tabel harus memiliki nama yang berbeda pada setiap kolomnya. Akan lebih baik jika nama tabel tersebut lebih unik dan mudah diingat.
2. Kolom atau judul tabel harus memiliki kesamaan bahkan sama persis. Contohnya jika kolom tersebut memiliki judul nama customer, maka isi kolom tersebut adalah nama-nama para customer. Anda tidak boleh menggunakan atau mengisikan nama yang lain.
3. Jangan ada baris yang kosong atau tidak diisi. Apabila terdapat pembatas, maka akan membatasi rentang paling bawah filter ini.
4. Syarat selanjutnya adalah baris berikutnya setelah judul kolom atau header menjadi kriteria advanced filter.

Cara menggunakan advanced filter pada Excel bisa anda lakukan dengan memperhatikan beberapa syarat tersebut. Pada umumnya, proses filter ini berfungsi untuk dua rumus logika yakni AND dan OR.

Untuk kolom kriteria menggunakan fungsi logika AND, sedangkan kolom bukan kriteria menggunakan fungsi logika OR. Hal ini perlu anda perhatikan baik-baik agar fitur advanced filter bisa digunakan dengan baik.

Langkah Menggunakan Advanced

Pada umumnya, ada empat langkah utama yang biasa digunakan untuk melakukan advanced filter pada Excel. Namun sebelumnya anda perlu menyiapkan data yang akan difilter menggunakan advanced filter. Berikut ini beberapa cara yang bisa anda lakukan dengan mudah.

1. Bukan folder Excel yang akan difilter dan pilih tab data
2. Kemudian klik Group Sort and Filter.
3. Lalu pilih menu Advanced Filter
4. Pastikan anda sudah menyiapkan tabel untuk difilter.
5. Setelah mengeklik menu Advanced Filter, maka akan muncul kotak yang berisi beberapa perintah. Untuk Action bisa anda pilih Filter the List, in Place. List range, isi dengan sumber data yang akan difilter. Criteria range, isikan dengan range kriteria yang telah anda buat sebelumnya.
6. Cara menggunakan advanced filter yang selanjutnya adalah klik OK.

Setelah itu, tabel akan berubah sesuai dengan kriteria filter. Pada tabel tersebut hanya akan memuat kriteria filter yang telah anda masukkan. Langkah-langkah diatas merupakan cara standar dalam menggunakan fitur advanced filter.

Jenis Kriteria Ketika Menggunakan Advanced Filter pada Excel

Sebelum menggunakan fitur advanced filter, ada hal mendasar yang perlu diketahui. Hal tersebut adalah parameter yang digunakan untuk kriteria. Tidak hanya menggunakan teks atau isi kolom tabel saja, tetapi ada yang menggunakan parameter lain seperti numerik.

Penulisan parameter yang baik juga berpengaruh pada filter advanced. Cara menggunakan advanced filter tidak terlepas dari penulisan parameter atau kriteria yang benar. Apabila penulisan kriteria tersebut salah, maka proses filter juga akan salah.

Kriteria Numerik

Parameter numerik biasanya digunakan dalam sebuah tabel yang berisi angka. Apabila kolom tersebut diisi dengan data bukan angka, maka hasilnya tidak sesuai dengan keinginan. Bahkan kolom tersebut kemungkinan tidak bisa diisi dengan benar.

Parameter numerik biasanya menggunakan tanda kurang dari (<), lebih dari (>), sama dengan (=), dan masih banyak lagi. Penulisan numerik ini juga harus tepat agar filter bisa menghasilkan data yang diinginkan.

Kriteria Perbandingan

Selanjutnya adalah kriteria perbandingan yang juga menggunakan advanced filter. Cara menggunakan advanced filter pada Excel berdasarkan kriteria ini juga tidak mudah. Penulisannya harus lebih teliti.

1. Untuk melakukan filter baris dengan kata DAN, maka penulisannya adalah ="=DAN".
2. Kemudian filter baris tanpa ada kata DAN, maka penulisannya < > DAN
3. Untuk filter teks urutan dengan baris setelah kata DAN, maka penulisannya >DAN
4. Filter teks dengan baris sebelum kata DAN, maka penulisannya adalah <DAN.

Paremeter perbandingan ini sebenarnya hampir mirip dengan numerik. Namun perbedaannya adalah isi data kolom adalah teks dan bukan huruf.

Kriteria Isi Dari Tabel

Selanjutnya adalah kriteria dari isi tabel seperti pada sebuah kolom. Contohnya adalah pada cara yang lazim seperti diatas. Caranya begitu mudah, sebab hanya perlu meyiapkan tabel untuk kriteria.

Misalnya adalah tabel dengan kolom "Perusahaan A" dan "Perusahaan B". Kemudian diblok lalu bisa langsung mengeklik fitur advanced filter.

Parameter Lain

Selain parameter numerik, teks, dan isi tabel, ada parameter lainnya ketika mempelajari cara menggunakan advanced filter pada Excel. Salah satunya adalah kode asterisk (*) dan tanda tanya (?). Cara penulisannya juga harus diketahui dengan benar.

Asterisk memiliki simbol bintang (*) dan memiliki fungsi untuk melakukan filter pada kalimat tertentu. Contoh penulisannya adalah *DAN*. Kemudian Question Mark atau tanda tanya (?).

Fungsinya adalah untuk mewakili satu karakter huruf dalam sebuah kalimat. Apabila anda mencari 3 huruf, maka penulisannya adalah DAN???. Format penulisan tersebut harus tepat, termasuk jumlah tandanya.

Baca Juga : Mudah! Cara Membuat Garis Pembatas Tabel dalam Microsoft Excel

Cara menggunakan advanced filter bisa anda lakukan dengan beberapa langkah diatas. Sebelumnya anda harus memastikan bahwa penulisan format parameternya sudah tepat.